Adotar uma ferramenta de compliance é o caminho para as empresas que buscam se adequar à LGPD e outras normas, aumentando o nível de ética e integridade.
A gestão bem sucedida de uma empresa, em seus vários aspectos – financeiro, recursos humanos, produção, logística, e também compliance –, passa pela implementação e uso de ferramentas adequadas.
Conforme o compliance tem se tornado uma exigência mais forte, tanto pelas demandas da sociedade por integridade e ética nas empresas quanto pela criação de leis como a LGPD, a necessidade de adoção de ferramentas para ajudar a gestão das empresas neste campo também se fortalece.
Atualmente, as corporações podem contar com uma vasta gama de sistemas para ajudá-las a fortalecer seu programa de integridade. A questão a ser respondida, então, é: como escolher uma delas?
Por que utilizar uma ferramenta de compliance
O compliance visa gerir os riscos operacionais das empresas. Neste processo, é essencial recorrer a soluções que minimizem erros decorrentes de falhas humanas, como a perda de documentos e prazos ou fraudes.
Porém, o cenário ideal é quando diversas funcionalidades podem ser consolidadas em uma única ferramenta, tornando a gestão do compliance muito mais simples. Esse é um dos grandes diferenciais de uma plataforma de compliance,
A gestão de documentos referentes ao compliance que precisam ser assinados pela equipe é um ponto crucial. Eles devem ser arquivados de maneira que fiquem seguros e possam ser facilmente recuperados quando necessário, o que é muito mais fácil se estiverem em formato digital do que em papel. Nesse aspecto, ferramentas de gestão de documentos digitais também são necessárias para implementar um programa de compliance eficiente.
Uma ferramenta de compliance também oferece suporte para outras demandas. Uma delas é o treinamento de compliance junto à equipe de colaboradores da empresa. Softwares especializados possibilitam realizar treinamentos com maior eficiência, por isso são um bom investimento.
Escolha da ferramenta certa
Há diferentes opções de ferramentas disponíveis no mercado. Para escolher a ideal, é importante avaliar dois pontos fundamentais.
O primeiro refere-se às funcionalidades disponíveis. Recursos que não são relevantes para a empresa somente encarecem o custo da ferramenta; por outro lado, a falta de funcionalidades relevantes torna a ferramenta insuficiente, significando que precisará ser trocada em breve, o que também traz custos adicionais. Por isso, a análise deve ser realizada considerando as demandas reais da equipe de compliance.
O segundo ponto é o suporte oferecido pelo fornecedor. É necessário contar com um suporte ágil e eficiente na resolução de problemas, de modo que as atividades não sejam prejudicadas. O suporte começa já na implementação, especialmente se a empresa já adota alguma outra ferramenta, de modo que a transição seja suave.
Em resumo: a escolha de uma ferramenta de compliance deve se basear no quanto ela efetivamente contribuirá para o programa de integridade da empresa e na confiabilidade do seu fornecedor, de modo que essa aquisição possam trazer benefícios em longo prazo.